บทที่2
สารสนเทศ
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจาก การ ดำเนินงาน หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว
สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้ เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือ มีความเกี่ยว ข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น
ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร
1)สารสนเทศที่ทำเป็นประจำ เป็นสารสนเทศที่มำเป็นประจำ และมีการดำเนินการอย่างสมำเสมอ
2)สารสนเทศที่ทำตามกฎหมาย ตามขัอกำหนดแต่ละประเทศจะให้มีการทำรายงานส่งเพื่อการต่างๆ
3)สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโยเฉพาะ ในงานดำเนินงานต่างๆ บางครั้งจำเป็นต้องทำรายงานข้อมูมาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ
การนำข้อมูลมาประมวลผลเป็นสารสนเทศนั้น จะต้องมีการทำงานที่เป็นระบบ ซึ่งเรียกกันว่า ระบบสารสนเทศ ซึ่งจะเป็นระบบที่สนับสนุนการทำงานงานในด้านการบริหารงาน การจัดการ ระดับกลุ่มหรือระดับองค์การ ในการดำเนินการนั้นไม่ใช่มีเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้นก็ทำได้ แต่ยังมีองค์ประกอบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานอีก รวม 5 องค์ประกอบ ซึ่งจะขาดองค์ประกอบใดไม่ได้
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ คือ ฮาร์ดแวร์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์หรือชุดคำสั่ง ข้อมูล บุคคล และขั้นตอนการปฏิบัติงาน
(1) บุคลากร
เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ เพราะบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถและเข้าใจวิธีการการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จะเป็นผู้ดำเนินการในการทำงานทั้งหมด บุคลากร จึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากร ในองค์การเป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดระบบสารสนเทศด้วยกันทุกคน เช่นร้านขายสินค้าแห่งหนึ่ง บุคลากรที่ดำเนินการในร้านทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการ
ถึงพนักงานขายเป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศได้
(2) ขั้นตอนการปฏิบัติ
เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน ในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะให้เป็นสารสนเทศได้ เช่น กำหนดให้มีการป้อนข้อมูลทุกวัน ป้อนข้อมูลให้ทันตาม กำหนดเวลา มีการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ กำหนดเวลาในการประมวลผลการทำรายงาน การดำเนินการต่างๆ ต้องมีขั้นตอน หากขั้นตอนใด มีปัญหา ระบบ ก็จะมีปัญหาด้วย เพราะทุกขั้นตอนมีผลต่อระบบสารสนเทศ
(3) เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์
เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คัดเลือก คำนวณ หรือ พิมพ์รายงานผล ตามที่ต้องการ คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ ที่ทำงานได้รวดเร็วมีความแม่นยำในการทำงาน และทำงานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบสารสนเทศ
(4) ซอฟต์แวร์
คือลำดับขั้นตอนคำสั่งที่สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามวัตถุประสงค์ ที่วางไว้ ซอฟต์แวร์จึงหมายถึง ชุดคำสั่งที่เรียงเป็นลำดับขั้นตอนสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามต้องการ และประมวลผล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
(5) ข้อมูล
เป็นวัตถุดิบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกันขึ้นกับ สารสนเทศที่ต้องการ เช่นในสถาบันการศึกษามักจะต้องการ สารสนเทศ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่างๆ ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญประการหนึ่งที่มีบทบาททำให้เกิดสารสนเทศ
ประเภทของข้อมูล
(1) ข้อมูลปฐมภูมิ
หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวม หรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง
ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ตลอดจน
การจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติต่างๆ ที่ดำเนินการจัดเก็บข้อมูลให้ เช่น
เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก
ข้อมูลปฐมภูมิ จึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากจุดกำเนิดของข้อมูลนั้นๆ
(2) ข้อมูลทุติยภูมิ
หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้วบางครั้งอาจจะมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศผู้ใช้ข้อมูลไม่จำเป็นต้องไปสำรวจเอง ดังตัวอย่าง ข้อมูลสถิติต่างๆ ที่หน่วยงานรัฐบาลทำไว้แล้ว เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการส่ง สินค้าออก สถิติการนำสินค้าเข้า ข้อมูลเหล่านี้มีการตีพิมพ์เผยแพร่ เพื่อ ให้ใช้งานได้หรือนำเอาไปประมวลผลต่อ
การประมวลผลข้อมูล
ในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อนการประมวลผลข้อมูลเป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายกระบวน ประกอบกันตั้งแต่ การรวบรวมข้อมูล การแยกแยะ การตรวจ สอบความ ถูกต้อง การคำนวณ การจัดลำดับ การรายงานผล รวมถึง การส่งสื่อสาร ข้อมูลหรือ การแจกจ่ายข้อมูลนั้นการประมวลผลข้อมูล จึงเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญ เพราะข้อมูลที่มีอยู่รอบๆ ตัวเรามีเป็นจำนวนมากในการใช้งานจึงต้องมีการประมวลผล เพื่อให้เกิดประโยชน์ กิจกรรมหลักของการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จึงประกอบด้วยกิจกรรมการ เก็บรวบรวมข้อมูล ซึ่งต้องมีการตรวจสอบ ความถูกต้องด้วย กิจกรรมการประมวลผลซึ่งอาจจะเป็นการแบ่งแยกข้อมูลการจัดเรียงข้อมูล การคำนวณ และกิจกรรมการเก็บรักษาข้อมูลซึ่งอาจต้อง มีการทำสำเนา ทำรายงาน เพื่อแจกจ่าย
วิธีการประมวลผล
(1) การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing)
หมายถึง การทำงานในขณะที่ข้อมูลวิ่งไปบนสายสัญญาณเชื่อมต่อจากเครื่อง
ปลายทาง (terminal) ไปยังฐานข้อมูลของเครื่องหลักที่ใช้ในการประมวลผลการประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นการประมวลผลโดยทันทีทันใด เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า การฝากถอนเงินเอทีเอ็ม การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นวิธีที่ใช้กันมากวิธีหนึ่ง
(2) การประมวลผลแบบกลุ่ม(batch processing)
หมายถึง การประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้งๆ เช่น เมื่อต้องการทราบข้อมูลผลสำรวจความนิยมของประชาชนต่อการเลือกตั้งสมาชิกสภาผู้แทน หรือที่เรียกว่า โพล (poll) ก็มีการสำรวจข้อมูลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็นำมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วนำข้อมูล
นั้นมาประมวลผลตามโปรแกรมที่ได้กำหนดไว้ เพื่อรายงานหรือสรุปผลหา คำตอบ กรณีการประมวลผลแบบกลุ่มจึงกระทำในลักษณะเป็นครั้งๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์โดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อน
การจัดการสารสนเทศ
(1) การเก็บรวบรวมข้อมูล
สมมุตินักเรียนต้องการเก็บรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเรื่องอาชีพของคนใน หมู่บ้านนักเรียนอาจเริ่มต้นด้วยการออกแบบสอบถามสำหรับการไปสำรวจข้อมูลเพื่อให้ครอบครัวต่างๆ ในหมู่บ้านกรอกข้อมูลมีการส่งแบบสอบถามไปยังผู้กรอกข้อมูลเพื่อทำการกรอกรายละเอียดมีการเก็บรวบรวมข้อมูล การเก็บรวบรวมข้อมูลมีเทคนิคและวิธีการหลายอย่าง เช่น การใช้เครื่องจักรช่วยเก็บรวบรวมข้อมูล โดยการตรวจกราดรหัสแท่ง หรืออ่านข้อมูลที่ใช้ดินสอดำฝนตำแหน่งที่กรอกข้อมูล
(2) การตรวจสอบข้อมูล
เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วจำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลดูแลเรื่องความถูกต้องของข้อมูลมีการตรวจทานหรือแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ข้อมูลที่จัดเก็บต้องมีความถูกต้องน่าเชื่อถือ เพราะหากข้อมูลไม่น่าเชื่อถือสารสนเทศที่ได้จากข้อมูลก็ไม่น่าเชื่อถือด้วย
(3) การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล
การรวบรวมข้อมูลที่เก็บไว้ให้เป็นแฟ้มข้อมูล เป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่งการไปสำรวจข้อมูลไม่ว่าในเรื่องอะไรส่วนใหญ่จะเก็บข้อมูลมาหลายเรื่อง จำเป็นต้องแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็นแฟ้มข้อมูลเพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่อไปจะได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น
(4) การจัดเรียงข้อมูล
ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูลเพื่อสะดวกต่อการ
ค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง การจัดเรียงข้อมูลเป็นวิธีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศวิธีหนึ่ง
(5) การคำนวณ
ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักษรข้อความและตัวเลขดังนั้นอาจมีความจำเป็นในการคำนวณตัวเลขที่ได้มาจากข้อมูลเช่นหาค่าเฉลี่ย หาผลรวม
(6) การทำรายงาน
การสรุปทำรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งานจะทำให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น เพราะการทำรายงานเป็นวิธีการที่จะจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นสารสนเทศตามความต้องการ
(7) การจัดเก็บ
ข้อมูลที่สำรวจหรือรวบรวมมาและมีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศจะต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้ในภายหลังการจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยน ข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึก
(8) การทำสำเนา
หากต้องการใช้ข้อมูลก็สามารถคัดลอกหรือทำสำเนาขึ้นใหม่ได้การคัดลอกข้อมูลด้วยระบบทางคอมพิวเตอร์ทำได้ง่ายและรวดเร็ว
(9) การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล
เมื่อต้องการแจกจ่ายข้อมูลให้ผู้อื่นใช้สามารถกระทำการแจกจ่ายได้โดยง่ายเทคโนโลยีสื่อสารสมัยใหม่ทำให้จัดส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
การแทนข้อมูล
สารสนเทศ คือข้อมูลที่ได้ผ่านการ ประมวลผลการประมวลผลข้อมูลส่วนใหญ่จะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยเพื่อ ความรวดเร็วแม่นยำ ดังนั้นข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อให้คอมพิวเตอร์ประมวลผลจะต้อง อยู่ในรูแบบที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ จึงจำเป็นต้องหาวิธีการแทนข้อมูลซึ่งเป็นชุด ของตัวอักขระปกติการ ทำงานของ เครื่องคอมพิวเตอร ์ใช้สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีสองสถานะ คือปิดและเปิดจึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลข 0 และ 1 แทน สถานะทั้งสอง และมีการกำหนดรหัสแทนอักขระด้วยชุดของตัวเลข ซึ่งประกอบด้วยเลข 0 และ 1 ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง (binary digit)ตัวเลขแต่ละหลัก ของจำนวนในระบบเลขฐานสองเราเรียกว่า บิต (bit) เพื่อให้การ แทนอักขระต่างๆ ด้วยตัวเลขฐานสองได้ครบจึงมีการกำหนดให้ใช้ ตัวเลขฐานสอง 8 บิต ซึ่งเรียกว่า 1 ไบต์ (byte) แทนตัวอักขระ 1 ตัว
รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง เรียกว่า รหัสแอสกี (American Standard Code for Information Interchange : ASCII) ตัวเลข ฐานสอง 8 บิต หรือ 1 ไบต์ สามารถใช้แทนรหัสต่างๆ ได้ถึง 256 ตัว แต่รหัสตัวอักษรภาษาอังกฤษทั้งหมดมีจำนวนรวมกันไม่เกิน 128 ตัว ดังนั้น สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมจึงได้กำหนด รหัสภาษาไทยเพิ่มเติมเพื่อใช้ในงานสารสนเทศเป็นภาษาไทยได้
แฟ้มข้อมูล
คือ การเก็บ หรือ รวบรวมข้อมูลที่บันทึกไว้เป็น ระเบียน (record) ใน Auxiliary Storage โดยการเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพต้องมีการบำรุงรักษาข้อมูล และอัพเดทให้ทันสมัย ด้วย function ต่างๆ
